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La secrétaire est chargée de passer et recevoir les communications à tout moment d’une manière respectable car elle représente d’une certaine façon son directeur, et chaque mot est retenu sur son compte.
Cette tâche demande une mémoire riche qui peut retenir facilement les numéros, les voix et surtout les messages transmis lors de la conversation. Pour éviter toute omission de massage on procède à l’utilisation des blocs notes.
Communications téléphoniques :
Il existe trois de communication téléphonique :
La première consiste à recevoir des appels externes que l’on transmet directement au directeur s’il est disponible. Dans le cas contraire on note le message qui lui sera transmis ultérieurement.
La deuxième consiste à recevoir des appels internes qui sont transmis par ordre de priorité.
La troisième catégorie consiste à passer des appels demandés par le directeur, dans ce cas il nous charge de contacter une personne pour lui passer ou lui transmettre un message.
Cette tâche demande une mémoire riche qui peut retenir facilement les numéros, les voix et surtout les messages transmis lors de la conversation. Pour éviter toute omission de massage on procède à l’utilisation des blocs notes.
Communications téléphoniques :
Il existe trois de communication téléphonique :
La première consiste à recevoir des appels externes que l’on transmet directement au directeur s’il est disponible. Dans le cas contraire on note le message qui lui sera transmis ultérieurement.
La deuxième consiste à recevoir des appels internes qui sont transmis par ordre de priorité.
La troisième catégorie consiste à passer des appels demandés par le directeur, dans ce cas il nous charge de contacter une personne pour lui passer ou lui transmettre un message.
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